Tổ chức họp hội đồng cổ đông trực tuyến, được hay không?

TỔ CHỨC HỌP HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN, ĐƯỢC HAY KHÔNG?

Họp trực tuyến trong thời đại công nghệ 4.0 đã trở thành phổ biến. Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 vừa qua, họp trực tuyến đã thể hiện vai trò và lợi ích thiết thực để doanh nghiệp kịp thời tìm ra giải pháp ứng phó với dịch bệnh và hạn chế thiệt hại do hoạt động sản xuất kinh doanh bị gián đoạn.

Đại hội cổ đông là cuộc họp quan trọng của mỗi công ty cổ phần nhưng hàng năm doanh nghiệp cũng phải chi một khoản ngân sách khá lớn cho việc tổ chức các cuộc họp. Sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin ngày nay đã cho thấy rõ việc tổ chức họp ĐHĐCD các phương tiện điện tử vẫn bảo đảm được tiêu chí về nội dung và tiết giảm rất nhiều chi phí cho các công ty cổ phần.

Để đáp ứng thắc mắc của doanh nghiệp, khách hàng liên quan đến (i) cơ sở pháp lý của việc tổ chức họp ĐHĐCĐ thông qua hình thức trực tuyến và (ii) những lưu ý khi tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, Le & Associates trân trọng gửi tới Quý bạn đọc một số phân tích cơ bản như sau:

1. Họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến – Xu thế tổ chức họp mới của các doanh nghiệp Việt Nam

Thời gian gần đây, việc tổ chức họp theo phương thức trực tuyến đã trở nên phổ biến hơn bởi chỉ cần thông qua một số ứng dụng họp thông thường hoặc nền tảng thiết kế riêng (Customized), doanh nghiệp có thể:

• tiết kiệm thời gian;
• tiết kiệm chi phí tổ chức (bao gồm chi phí thuê địa điểm, chi phí đi lại của các cổ đông, in ấn tài liệu,…). Đặc biệt, đối với với các công ty đại chúng, các khoản chi phí này càng được giảm thiểu một cách đáng kể khi áp dụng phương thức họp trực tuyến.

Nếu doanh nghiệp có thể ứng dụng một cách hiệu quả thành tựu của ngành công nghệ thông tin để triển khai họp ĐHĐCĐ trực tuyến (video, teleconferance) thành công thì đây sẽ là tiền đề để hướng tới mục tiêu lâu dài là tối ưu hoá hoạt động quản trị doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp có thể vừa đảm bảo sự tuân thủ pháp luật về việc tổ chức họp và ra quyết định phát triển công ty, vừa đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội đầu tư, kinh doanh khi đàm phán, tham gia vào các giao dịch với đối tác một cách nhanh chóng.

Thời gian vừa qua, do yêu cầu giãn cách toàn xã hội, cấm tụ tập đồng người để ngăn chặn dịch bệnh Covid-19, phương thức họp trực tuyến lại càng được các doanh nghiệp đã quan tâm áp dụng nhiều hơn để tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên đúng thời hạn theo quy định pháp luật cũng như tiến hành họp ĐHĐCĐ bất thường để lên phương án đối phó với dịch bệnh một cách an toàn và hiệu quả.

Bên cạnh những lợi ích nói trên, hình thức họp trực tuyến được xem là giải pháp hữu hiệu, giải quyết được vấn đề tồn tại từ trước tới nay của phương thức họp trực tiếp, đó là không đủ số lượng cổ đông tham dự. Trên thực tế, có một số doanh nghiệp có cổ đông là người nước ngoài hoặc ở xa nên việc sắp xếp thời gian và chi phí để di chuyển đến địa điểm họp gây ra không ít khó khăn, bất tiện. Việc áp dụng hình thức họp trực tuyến sẽ tháo gỡ được những khó khăn đó, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho cổ đông thực hiện quyền của mình một cách đầy đủ, hiệu quả.

2. Họp Đại hội đồng cổ đông theo hình thức trực tuyến có phù hợp với quy định pháp luật hay không?

Trong quá trình Le & Associates cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý cho Khách hàng, chúng tôi nhận được không ít câu hỏi của các doanh nghiệp về việc: liệu hình thức họp trực tuyến có phù hợp với quy định của pháp luật và có phải tất cả các công ty đều có thể áp dụng hình thức họp trực tuyến hay không? Nếu có thể tiến hành họp cổ đông trực tuyến thì doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì để không xảy ra những rủi ro như bị lộ bí mật kinh doanh, không đảm bảo quy định pháp luật về hình thức họp dẫn đến tranh chấp nội bộ hoặc cổ đông yêu cầu huỷ Nghị quyết ĐHĐCĐ?.

Với nhiều năm kinh nghiệm hợp tác, tư vấn hỗ trợ pháp lý cho các doanh nghiệp, Chúng tôi xin đưa ra ý kiến về vấn đề này như sau.

Trường hợp nào thì được áp dụng hình thức họp trực tuyến?

Để trả lời câu hỏi trên, Doanh nghiệp cần phải kiểm tra các quy định của Điều lệ đang có hiệu lực của công ty, cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Điều lệ không quy định hoặc quy định không rõ ràng về họp ĐHĐCĐ trực tuyến

Dựa trên kinh nghiệm thực tế của Le & Associates khi tham gia tư vấn cho các doanh nghiệp, Chúng tôi nhận thấy rằng phần lớn các công ty hiện nay chưa có quy định, hoặc có quy định nhưng chưa chi tiết, rõ ràng về việc áp dụng hình thức họp trực tuyến hay trong Điều lệ của công ty.

Hiện nay, pháp luật doanh nghiệp của Việt Nam không có quy định áp dụng riêng áp dụng cho với trường hợp họp ĐHĐCĐ trực tuyến và Dự thảo sửa đổi Luật Doanh nghiệp cũng không bổ sung vấn đề này. Cơ sở pháp lý rõ ràng nhất để tiến hành họp ĐHĐCĐ trực tuyến là Khoản 2 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014 về thực hiện quyền dự họp ĐHĐCĐ và Nghị định 71/2017/NÐ-CP về quản trị công ty đại chúng. Theo đó, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong 04 trường hợp sau đây:

Đối với Công ty đại chúng, Khoản 8.3 Nghị định 71/2017/NÐ-CP về quản trị công ty đại chúng yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo có “quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tốt nhất, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định tại Điều 140 Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty”

Như vậy, nếu Điều lệ công ty không quy định cụ thể về họp ĐHĐCĐ trực tuyến thì Doanh nghiệp vẫn có thể tiến hành họp trực tuyến và biểu quyết thông qua các hình thức điện tử. Tuy nhiên để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong áp dụng hình thức họp này, Le & Associates khuyến nghị, quý Doanh nghiệp nên bổ sung đầy đủ những quy định về trình tự, thể thức tiến hành họp ĐHĐCĐ đối với phương thức họp trực tuyến vào Điều lệ công ty để việc triển khai họp ĐHĐCĐ được tiến hành một cách hiệu quả, đúng luật.

Trường hợp 2: Điều lệ của công ty có quy định cụ thể về họp ĐHĐCĐ trực tuyến

Trường hợp Điều lệ công ty có quy định cụ thể về việc áp dụng phương thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến thì doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức họp trực tuyến theo quy định pháp luật và cụ thể hoá những điều luật này vào Điều lệ của công ty mình.
Đối với những Doanh nghiệp có thông lệ quản trị tốt thì Điều lệ/ Quy chế nội bộ về quản trị công ty sẽ quy định cụ thể về thời gian, thành phần, trình tự, cách thức và nội dung của cuộc họp ĐHĐCĐ riêng cho hình thức họp trực tuyến. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp cũng sẽ phải đảm bảo điều kiện để tất cả các cổ đông được thực hiện quyền của họ một cách đầy đủ.

3. Những điều cần lưu ý khi tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến

Như đã phân tích ở trên, hiện nay pháp luật chưa có quy định áp dụng chung trong trường hợp Doanh nghiệp tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Vì vậy, dù cuộc họp ĐHĐCĐ được thực hiện thông qua phương thức họp trực tiếp hay trực tuyến thì cũng phải tuân thủ quy định pháp luật về trình tự, thủ tục triệu tập và họp ĐHĐCĐ.

Trong khuôn khổ bài viết này, Le & Associates sẽ chỉ ra một số những điểm đáng lưu tâm sau đây:

• Để triển khai mô hình họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm/ ứng dụng có uy tín để đảm bảo chất lượng và tính bảo mật của cuộc họp. Điều này có ý nghĩa quan trọng để giúp các công ty tránh những rủi ro về lộ thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh và đảm bảo quyền bình đẳng cho các cổ đông;
• Khi họp trực tuyến, mọi công việc cần thực hiện để chuẩn bị cho cuộc họp, việc triệu tập họp, tổ chức họp…vẫn phải đảm bảo tối thiểu những nội dung mà pháp luật quy định (Trường hợp Quý bạn đọc quan tâm nội dung này có thể truy cập đường link sau đây:…);
• Cuộc họp trực tuyến vẫn phải đảm bảo để mọi cổ đông có thể nghe từng thành viên Hội đồng quản trị và cổ đông khác phát biểu trong cuộc họp một cách đầy đủ, chính xác. Đối với trường hợp cuộc họp bị gián đoạn kết nối, doanh nghiệp phải có biện pháp để không làm ảnh hưởng đến quyền của cổ đông quy định tại Khoản 114.1 (a) Luật Doanh nghiệp 2014:

         “Cổ đông phổ thông có các quyền sau đây:

 a) Tham dự và phát biểu trong các Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua đại diện theo ủy quyền hoặc theo hình thức khác do pháp luật, Điều lệ công ty quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết”;

• Việc thảo luận giữa các thành viên có thể thực hiện một cách trực tiếp qua điện thoại hoặc bằng phương tiện liên lạc thông tin khác hoặc kết hợp các phương thức này để đảm bảo các cổ đông được phát biểu với tất cả các thành viên tham dự khác một cách đồng thời.
• Để việc tổ chức họp trực tuyến được diễn ra hiệu quả, trước khi tiến hành cuộc họp Cổ đông cần được lưu ý, được thông báo hoặc hướng dẫn đầy đủ cách thức để đăng nhập, tham gia, nghe, phát biểu, có ý kiến và gửi biểu quyết tại cuộc họp;
• Doanh nghiệp nên lưu ý đến chất lượng của phần mềm/ ứng dụng mà mình lựa chọn để không xảy ra bất kỳ hạn chế hay cản trở nào cho cổ đông thực hiện quyền luật định cũng như quyền ghi nhận tại Điều lệ Công ty của họ. Trường hợp cổ đông có ý kiến, yêu cầu hoặc nhận thấy hạn chế của phần mềm/ ứng dụng họp trực tuyến, Doanh nghiệp phải có phương án khắc phục trong thời hạn hợp lý để tránh rủi ro Cổ đông yêu cầu huỷ bỏ nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều 147 Luật doanh nghiệp 2014: quyền của cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nội dung nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:

 “1. Trình tự và thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông không thực hiện đúng theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 148[1] của Luật này;

 2. Nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.”

***

Trên đây là một số phân tích, tư vấn của Le & Associates cho Quý bạn đọc đang tìm hiểu về hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Trường hợp Quý bạn đọc mong muốn được tư vấn cụ thể hơn thì có thể liên hệ với luật sư, chuyên viên pháp lý tại Le & Associates để được hỗ trợ miến phí hoặc tư vấn pháp lý theo đề nghị của Quý khách hàng.

[1] Các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự và thủ tục thông qua nghị quyết đó không được thực hiện đúng như quy định.

Ảnh bìa: www.iod.com